تقليل الاجتماعات لتطوير المنتجات وزيادة الإنتاجية
أهمية تقليل الاجتماعات وتخصيص أيام خالية من الاجتماعات لتعزيز الإنتاجية والإبداع، مع تشجيع التواصل الفعّال عن بُعد وتحقيق توازن بين الجودة والإنتاجية.
في أحد المؤتمرات التي حضرتها مؤخراً حول تطوير المنتجات ، تم التأكيد في العديد من المحاضرات على أهمية تخصيص أيام خالية من الاجتماعات لتعزيز النشاط والإنتاجية. يوفر ذلك فرصة للتجريب، وإجراء التكرارات السريعة، واكتساب المعرفة، وإجراء التنقيحات، مما يسهم في نهاية المطاف في تقليل المخاطر المرتبطة بتطوير المنتجات.
لقد تأملت في كيفية تسهيل تحقيق هذا الهدف بشكل أفضل لفرقنا - إذ أن تقليل عدد الاجتماعات يتيح المزيد من الوقت للعمل الفعلي. ومع ذلك، أؤمن بضرورة تحقيق توازن بين تعزيز الإنتاجية، وضمان الجودة، وتعزيز التعلم، وتحقيق التوافق. فهذه العناصر تعد من الفوائد المهمة التي تنشأ من التعاون المنتظم، سواء كان ذلك من خلال التنسيق مع الفريق، أو مناقشة تفاصيل المشكلات بشكل جماعي.
إليك بعض التوصيات العملية:
- هل من الضروري أن يكون اجتماعًا؟ نحن في ستارت آبز نعمل عن بُعد بشكل كامل، وغالبًا ما نتوزع عبر مناطق زمنية مختلفة. هل يمكن استبدال النقاش بسلسلة رسائل عبر Slack؟ هذا النهج يضمن الشمولية، حيث يتيح للجميع فرصة المساهمة في الوقت الذي يناسبهم. كما يوفر للفريق مرجعًا واضحًا يمكن العودة إليه لمراجعة الأفكار وتحقيق الوضوح عند الحاجة في المستقبل القريب.
- اجعل الاجتماعات مختصرة، لكن لا تتردد في مناقشة التفاصيل المهمة عند الحاجة. فعندما تبدأ مؤشرات عدم التوافق أو العوائق بالظهور داخل الفريق، فإن تركها دون معالجة سيزيد من تعقيدها مع مرور الوقت، مما يؤدي إلى مشكلات أكبر تؤثر على الكفاءة وتسبب إهدارًا إضافيًا للوقت في المستقبل. خصص وقتًا للتوافق على الرؤية والنهج لضمان سلاسة في العمل وتجنب هذه العقبات.
- حدد جدول أعمال واضحًا ونتيجة مرجوة لكل اجتماع. تحمل مسؤولية تحقيق هذا الهدف، وشجع الآخرين على الالتزام بنفس النهج! ابدأ الاجتماع بتذكير الجميع بالهدف الأساسي لضمان التوافق. فمن السهل جدًا الانحراف عن المسار. تأكد من دخولك للاجتماع بخطة واضحة والخروج منه بنتيجة ملموسة، أو على الأقل بخطوات عملية تالية يتم الاتفاق عليها.
- الحضور اختياري. دع الحاضرين يقررون بأنفسهم ما إذا كانوا بحاجة لحضور اجتماع معين. الفرق المتفاعلة ستتخذ القرار الأنسب لهم ولعبء عملهم. ثق في فريق العمل.
- سعادة الفرق أمر بالغ الأهمية أيضًا! فالفرق السعيدة أكثر إنتاجية بنسبة 12%، وبيئة العمل الإيجابية تعزز الإبداع بمقدار ثلاثة أضعاف، مما يساهم في المزيد من الابتكار وحل المشكلات؛ وكلاهما من العوامل الأساسية في تطوير المنتجات. خصص وقتًا للتواصل المنتظم، الاختياري، وغير الرسمي بين أعضاء الفريق. بالنسبة للفرق البعيدة، أوصي بالبدء بكاسرات الجليد مرة في الأسبوع في بداية الاجتماعات الاسترجاعية. كما يمكنك تجربة مكالمة مدتها 15 دقيقة عدة مرات في الأسبوع، ليتمكن الأعضاء من الانضمام والدردشة بشكل غير رسمي.
